Как отправить сотрудника в командировку: Требования, документы и организация командировки по всем правилам

Ошибки в оформлении командировок могут привести к серьезным налоговым последствиям для компании — налоговая инспекция вправе снять такие расходы с учета, доначислить налоги, а также назначить пени и штрафы. Это может повлиять на налог на прибыль или единый налог при УСН.

Чтобы избежать этих рисков, важно правильно документировать процесс командировки и последующие расчеты с сотрудниками. В этой статье мы подробно рассмотрим ключевые аспекты командировок: от оформления приказов до учета расходов, чтобы помочь вам избежать ошибок и штрафов.

Командировка — это служебная поездка сотрудника для выполнения поручений работодателя в другой населённый пункт на определённый срок (ст. 166 ТК РФ). У командировки есть несколько ключевых особенностей.

Цель поездки: Командировка должна быть связана с деятельностью компании и трудовой функцией сотрудника. Если поездка имеет частный характер, налоговая инспекция может не признать расходы на неё экономически обоснованными.

Срок командировки: Хотя минимальная и максимальная продолжительность командировки не регламентированы, она всегда должна быть ограничена.
Работник может находиться в командировке от одного дня до нескольких месяцев. Однако стоит учитывать, что трудовая инспекция может расценить продолжительные командировки как скрытый перевод на другое место работы, что может привести к ответственности за нарушение трудового законодательства.

Местоположение: Командировка предполагает поездку в другой населённый пункт, включая выезды дистанционного работника за пределы города проживания или визиты сотрудников в филиал в другой местности.

Перемещения сотрудника по одному городу, даже в отдалённые районы, командировкой не считаются.

Оформление: Командировки возможны только в рамках трудовых отношений. Нельзя отправить в командировку исполнителя по гражданско-правовому договору (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Единичный характер: Командировки носят разовый характер. Если сотрудник проводит большую часть времени в пути или вне места работы, это считается разъездным характером работы, который должен быть прописан в трудовом договоре и не относится к командировкам.

Оплата труда: Время, проведённое в командировке, оплачивается по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ), а также компенсируются командировочные расходы. Оплата за вахтовый или разъездной характер работы регулируется отдельными правилами.

Не каждого сотрудника можно обязать отправиться в командировку, и существуют категории работников, которые имеют законное право отказаться от поездки.

Более того, некоторых работников нельзя отправить в командировку даже при их согласии.

• Беременные женщины не могут быть направлены в командировки ни при каких обстоятельствах. Это запрещено ст. 259 ТК.
• Несовершеннолетние сотрудники могут быть отправлены в командировку только если они являются спортсменами или творческими работниками, как указано в ст. 268 ТК.
• Работники, трудоустроенные по ученическому договору, могут быть направлены в командировку только в случае, если она связана с их обучением (ст. 203 ТК), например, для сдачи экзаменов или участия в сессии.
• Сотрудники с ограниченными физическими возможностями могут отправляться в командировки, но только если это не противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Кроме того, согласно ст. 259 и 264 ТК, необходимо получить письменное согласие на командировку у следующих сотрудников:

• женщин с детьми до 3 лет;
• отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
• родителей детей с ограниченными возможностями здоровья;
• одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), если младшему ребенку не исполнилось 14 лет;
• сотрудников, находящихся на больничном по уходу за членами семьи;
• кандидатов в депутаты в период выборов.

Уведомление о командировке

Составление уведомления о командировке сотрудника — важная задача для кадровика, чтобы официально уведомить сотрудника о предстоящей поездке. Уведомление должно содержать все необходимые сведения и быть составлено в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Уведомление должно быть передано сотруднику заблаговременно до начала командировки.

Структура уведомления о командировке:

Шапка документа должна содержать:

• Наименование организации.
• Дата и место составления уведомления.
• Номер документа (если это предусмотрено внутренним документооборотом).

Заголовок:

• Уведомление о командировке.

В основной части:

• Полное имя сотрудника, его должность и подразделение.
• Ссылка на приказ о командировке с указанием номера и даты приказа.
• Место назначения командировки (город, страна).
• Цель командировки (например, переговоры с партнёрами, участие в конференции, контроль выполнения работ и т.д.).
• Даты начала и окончания командировки.
• Условия командировки, включая порядок компенсации командировочных расходов (если не прописано в положении о командировках).
• Указание на необходимость подготовки отчета о командировке (если требуется).
• Напоминание о необходимости предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами по возвращении.

Информация о согласии:

• Уведомление может содержать строку для подписи сотрудника о его согласии с условиями командировки и подтверждении получения уведомления.

Подписи:

• Подпись руководителя или уполномоченного лица (с расшифровкой).
• Подпись сотрудника о получении уведомления (с датой).

В случае, если сотрудник относится к категории лиц, которым необходимо письменное согласие (например, женщины с детьми до 3 лет), это должно быть также учтено и указано в уведомлении.

Приказ о командировке

Каждая командировка начинается с оформления приказа. С 1 января 2013 года использование унифицированных форм документов перестало быть обязательным. Законодатель разрешил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.

Главное, чтобы приказ содержал все необходимые данные, предусмотренные ФСБУ 27 2021, а именно:

• ФИО сотрудника, его должность и подразделение;
• место назначения командировки;
• даты и продолжительность командировки;
• цель поездки;
• источник финансирования командировки (обычно работодатель).

При этом допускается использование стандартных унифицированных форм:

• форма Т-9, если командируется один сотрудник;
• форма Т-9а, если командировка включает несколько сотрудников.

Ранее, помимо приказа, требовалось оформление служебного задания и командировочного удостоверения. Однако постановление Правительства 1595 сделало их применение необязательным. Некоторые компании продолжают использовать эти документы, что не запрещено.

Если командировка предусматривает работу в выходные или праздничные дни, которые не входят в обычный график сотрудника, необходимо получить его письменное согласие и издать соответствующий приказ. Если же в такие дни сотрудник отдыхает, дополнительные документы не требуются.

Журнал учета командировки

Работодатели не обязаны вести журналы учёта командированных сотрудников. Однако решение о ведении таких журналов остаётся за работодателем, и в случае принятия решения о их ведении, это необходимо прописать в Положении о командировках.

Преимущества ведения журналов:

1. Поддержка в судебных спорах: Журналы могут стать важными доказательствами в случае судебных разбирательств. Например, журнал регистрации командировок может подтвердить, что работник действительно выезжал в служебную поездку, что может быть полезно для подтверждения стажа, необходимого для назначения досрочной пенсии или разрешения споров, связанных с прогулами.
2. Учёт и контроль: Журналы учёта сотрудников, выбывающих в командировки и прибывающих в организацию, обеспечивают контроль за перемещениями сотрудников. Это важно для соблюдения требований по проведению вводного инструктажа по охране труда и может помочь в соблюдении сроков обучения.

Хотя унифицированные бланки для ведения журналов больше не обязательны, их можно использовать как основу, либо разработать собственные формы и утвердить их приказом руководителя.

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

Основная задача сотрудника в командировке — сохранять все подтверждающие документы:

• посадочные талоны;
• билеты;
• чеки;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• другие документы, связанные с командировочными затратами (например, на канцтовары, материалы, багаж).

С 10 марта 2023 года работники могут подтвердить проживание в гостинице при отсутствии проездных документов следующими способами:

• договор на оказание гостиничных услуг по месту командировки;
• кассовый чек;
• документ на бланке строгой отчетности, подтверждающий предоставление гостиничных услуг (БСО).

По возвращении из командировки сотрудник должен в течение 3 дней предоставить отчет о потраченных средствах:

• собрать все подтверждающие расходы документы;
• заполнить авансовый отчет, указав полученную сумму на командировку, израсходованные средства и наличие остатка или перерасхода;
• в случае утери документа составить служебную записку на возмещение расходов (при этом работодатель может отказать в компенсации).

После получения и проверки всех документов бухгалтерия произведет перерасчет. Если после командировки остались неиспользованные средства, их необходимо вернуть.

Расходы на проезд

Сотрудники могут использовать различные способы транспорта для поездки в командировку: поезд, самолет, такси, каршеринг или личный автомобиль. Учет расходов зависит от выбранного вида транспорта.

• Поезд и самолет. Учитываются расходы на билеты и сервисные сборы. Подтверждение расходов осуществляется через распечатку электронного билета и посадочный талон для перелета. НДС по электронным билетам можно принять к вычету без счета-фактуры. Если посадочный талон утерян, можно использовать справку авиакомпании или отметку в загранпаспорте. Сервисный сбор учитывается при наличии счета-фактуры.
• Такси. Расходы возмещаются на основании чека.
• Каршеринг. Учитываются на основании договора аренды и чека.
• Личный автомобиль. Для учета необходимы путевой лист, чеки на топливо и служебная записка. Если командировка начинается сразу после отпуска, проезд также учитывается. Работникам, остающимся в командировке для отпуска, может компенсироваться обратный проезд при соответствии с законом, коллективным договором или положением о командировках. Компенсация, предусмотренная только коллективным договором, не включается в налоговые расходы и подлежит НДФЛ и взносам.

  Расходы на проживание

  Учет командировочных расходов зависит от места проживания сотрудника: отель или арендованная квартира.

• Отель. Расходы подтверждаются счетом на оплату или чеком. Дополнительные услуги гостиницы (обслуживание в барах и ресторанах, мини-бар, бассейн, тренажерный зал) не учитываются в расходах. Возмещение затрат на питание по отдельному чеку облагается НДФЛ и взносами. НДС к вычету не принимается, даже при наличии счета-фактуры.
• Арендованная квартира. Оплата аренды учитывается на основании договора и платежных документов. Без подтверждающих документов страховые взносы начисляются на всю сумму, а НДФЛ — на сумму, превышающую норму в день (700 рублей для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок).

  Учет суточных

  Суточные выплачиваются для возмещения дополнительных расходов, таких как питание. Они начисляются за каждый рабочий и выходной день командировки, включая дни отъезда и возвращения.

Размер суточных устанавливается работодателем в положении о командировках. Если сумма превышает лимит Налогового кодекса РФ (700 рублей для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), на превышение начисляются НДФЛ и страховые взносы.

Взносы на травматизм не начисляются. Суточные учитываются в налоговых расходах без ограничений.

При однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, а при загранкомандировке выплачивается 50% от установленной нормы.

Бронирование жилья для сотрудника

Некоторые компании предпочитают назначить в отделе кадров ответственного сотрудника, который занимается бронированием гостиниц и покупкой билетов на общественный транспорт для всех командировок. Это позволяет централизовать процесс и упростить контроль за расходами.

Другие организации доверяют бронирование своим сотрудникам, направляющимся в командировку.

Иногда сотрудникам разрешают использовать личный или служебный автомобиль для поездок в командировку. В этом случае необходимо оформить путевой лист, форма которого может быть утверждена организацией.

Для подтверждения расходов на топливо сотрудник должен сохранять и предоставить чеки, которые будут использованы для компенсации затрат.

Помимо чеков на топливо, сотрудник может также предоставлять другие документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием автомобиля, такие как квитанции за парковку или платные дороги. Это позволяет компании полноценно компенсировать все расходы, понесённые в ходе командировки.

Чтобы эффективно справляться с задачами, связанными с командировками и их оформлением, важно регулярно обновлять свои знания и повышать квалификацию.

В ЕВИДПО есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу, которые помогут вам оставаться компетентным и уверенным в своей работе.

Командировка — это служебная поездка сотрудника по России или за её пределы, организованная по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного задания. Поездки исполнителей по договорам ГПХ, даже если они необходимы для выполнения работы или услуги, не считаются командировками.

Командировка может быть как однодневной, так и длительной, с сроком, который устанавливается работодателем в зависимости от сложности задачи. Однако командировка не может быть бессрочной.

Основные расходы, связанные с командировкой, включают суточные, оплату проживания, проезда и провоза багажа. Обычно нормы и правила возмещения этих расходов, а также лимиты суточных, закрепляются в локальном нормативном акте — положении о командировках.

Для направления сотрудника в командировку необходимо издать приказ, который может быть оформлен как по унифицированной, так и по произвольной форме. По возвращении из командировки сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчёт, приложив документы, подтверждающие расходы.